1С:Кабинет сотрудника - это сервис для обмена кадровыми документами с сотрудниками без визита в офис, бухгалтерию или кадровую службу. Сервис доступен в популярных программах в облаке 1С:Фреш и помогает снизить затраты на бумажный документооборот и архив, а также экономит время работников и работодателя.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» доступен в следующих программах облака 1С:Фреш - 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. При первом подключении к сервису пользователям 1С:Фреш доступен бесплатный тестовый период «1С:Кабинет сотрудника» на 45 дней.

1С:Кабинет сотрудника позволяет сотрудникам удаленно в режиме онлайн:

1. Организовать кадровый электронный документооборот;
2. Отправлять заявления прямо в 1С без доступа к базе;
3. Запрашивать справки;
4. Подписывать приказы и произвольные документы;
5. Получать и подписывать расчетные листы согласно ст. 136 ТК РФ.

Опыт автоматизации от запроса к решению

В декабре 2023 года к официальному партнеру 1С:Фреш МАКСИМА КОНСАЛТИНГ обратился Евгений, Директор ИТ-департамента, с запросом на автоматизацию отслеживания кадровых документов. При погружении и анализе бизнес-процессов клиента удалось выяснить:

• В компании клиента работает более 20-ти удаленных сотрудников, а всего в штате 65 человек;
• Сотрудники клиента подписывают документы путем пересылки электронной почтой фото или сканов приказов и заявлений. Оригиналы затем отправляют по почте;
• Кадровик вручную перепроверяет наличие и поступление оригинала и звонит сотрудникам, если не удается найти бумажную версию документа;
• Накануне обращения по одному из сотрудников пришел запрос со стороны контролирующего органа, и части приказов и заявлений в оригиналах не оказалось. Это повлекло дополнительные запросы и проверки, а также выставление Требования.

Евгений изначально запросил внешнее расширение, которое бы позволило проставить наличие оригинала вручную и сигнализировало об отсутствии того или иного оригинала документа более месяца с момента проведения. Запрошенная доработка предполагала большой объем работы и, соответственно, внушительный бюджет.

В процессе анализа задачи сотрудники обслуживающей организации предположили, что описанная доработка решит только одну проблему – отметку и проверку наличия оригинала кадрового документа. При этом останутся нерешенными вопросы:

1. Удаленные сотрудники не могут оперативно получить, справки, приказы, расчетные листы, а также подать заявления;
2. Затраты на кадровый документооборот остаются довольно большими в связи с необходимостью почтовой пересылки и временных затрат на написание рукописных заявлений и отправки читаемых фотокопий;
3. Работодатель получает кадровые документы с ощутимой задержкой.

При этом оказалось, что в экосистеме 1С:Фреш уже есть решение, которое полностью решает эту задачу – 1С:Кабинет сотрудника.

Евгению было предложено провести демонстрацию сервиса на копии базы 1С:Зарплата и управление персоналом прямо в 1С:Фреш без переходов в сторонние системы.

В процессе проведенной встречи удалось выявить, что предлагаемое решение:

• Автоматизирует и кратно ускоряет кадровый документооборот не только удаленных, но и офисных сотрудников;
• Значительно оптимизирует нагрузку на кадровую и бухгалтерскую службы клиента;
• Почти полностью исключит пересылку бумажных кадровых документов, что ощутимо снизит затраты.

Клиент принял решение воспользоваться сервисом 1С:Кабинет сотрудника на рабочей базе. Обслуживающая организация настроила сервис и предоставила инструкции по работе с решением со стороны работодателя и со стороны сотрудника. Евгений подключился сам, а также подключил главного бухгалтера и кадровика, предполагая попробовать и изучить решение, прежде чем масштабировать его на всю организацию. При получении обратной связи об опыте использования сервиса спустя 30 дней оказалось, что решение превзошло ожидания клиента.

1. Обмен документами происходит практически мгновенно, а на документах проставляются юридически значимые электронные подписи, что очень полезно, когда сотрудникам требуется оперативно получить справки для банка или социальных выплат;
2. Запросы и заявления сотрудников попадают в базу 1С напрямую в электронном виде и не требуют дополнительного времени для ручного ввода данных;
3. При необходимости «поднять» ранее подписанные документы не нужно перебирать бумажные архивы или сканы, все находится прямо в базе 1С;
4. Собственные формы документов клиента добавляются в пользовательском режиме и не требуют доработки.

К моменту получения обратной связи клиент уже подключил в рамках демо-периода 60 из 65 сотрудников и запросил продление сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Сервис оказался интуитивно понятным и простым в использовании, а коллеги, которые увидели, как удобно им пользоваться, сами обратились в кадры за подключением своих учетных записей.

Кому стоит попробовать 1С:Кабинет сотрудника в первую очередь?

• Если в Вашей компании более 10 наемных работников,
• Если в Вашей компании уже работают или планируется нанять удаленных специалистов,
• Если офис и производство, склад или магазин находятся не в одном здании,
• Если кадровый архив уже требует значительных затрат на систематизацию и хранение,
• Если Ваши сотрудники ценят прозрачность и скорость взаимодействия.

Для использования сервиса «1С:Кабинет сотрудника» необходимо подключить тестовый доступ или приобрести подписку, а затем активировать сервис в интересующей программе (инструкция активации по ссылке).

Непосредственно сотрудникам работать с сервисом можно через бесплатное приложение на смартфон или веб-версию в браузере.

Работодателю для использования 1С:Кабинет сотрудника будет достаточно Усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя или сертификата электронной подписи (выпущенной, например, через сервис 1С-Подпись) с прикрепленной Машиночитаемой доверенностью на уполномоченного сотрудника.

Все операции происходят в знакомом интерфейсе 1С, поэтому не требуют специального обучения или перехода в сторонние системы.

Для подключения тестового доступа и запроса демонстрации сервиса достаточно оставить заявку по ссылке - сертифицированный партнер 1С:Фреш свяжется с вами и поможет начать работу.

Публикация подготовлена официальным партнером 1С:Фреш МАКСИМА КОНСАЛТИНГ.